PROJEKT

Software pro automatizaci excelových reportů pro rychlejší finanční výkaznictví

Vývoj softwaru na míru, Importy Excelu a CSV, Automatizace aktualizace dat, Návrh dashboardů a KPI, Reporting finančních výkazů, Generování PDF, Uživatelská dokumentace pro Excel

  • Obor: Účetnictví
  • Německo Lokalita: Německo
  • Doba dodání: 10 týdny
  • Technologie: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
3 měsíců

Klientem je účetní firma, která tráví čas spojováním měnících se dat v Excelu a CSV, kontrolou vzorců a ruční přípravou finančních reportů. Software představuje reportingové workflow založené na Excelu pro účetní a manažery. Importuje zdrojové sešity a soubory CSV, ověřuje data, aktualizuje výpočty a vytváří dashboardy. Produkuje také finanční výkazy a PDF reporty. Výsledkem je jedno místo pro kontrolu tržeb, marží a cash flow bez opakovaného kopírování a vkládání.

Souhrn

Problém

Účetní firma tráví čas konsolidací měnících se souborů a kontrolou opakovaných reportů kvůli chybám při kopírování, ve vzorcích i způsobeným uživateli.

Řešení

Řešením se stalo nativní excelové workflow, které importuje, ověřuje, aktualizuje a prezentuje finanční data firmy.

Výsledek

Software je navržen tak, aby omezil ruční práci při reportingu a poskytl firmě přehlednější reporty připravené pro vedení.

Příběh klienta

Klientem je účetní firma z Německa. Z měnících se dat v Excelu a CSV připravuje finanční výkazy, rozpočty a prognózy.

Zajišťuje také odsouhlasování dat a dashboardy výkonnosti.

Firma tráví čas spojováním zdrojových souborů, kontrolou vzorců a přípravou pravidelných reportů. Kopírování dat mezi sešity navíc vytváří prostor pro chyby ve vzorcích i uživatelské chyby.

Požadavek byl jednoduchý: zachovat proces v nativním desktopovém Excelu, spojit několik zdrojových formátů, vytvořit dashboardy a finanční reporty připravené pro vedení a umožnit používání sešitu ne-technickými pracovníky.

Řešení bylo postaveno na řízeném procesu importu a aktualizace, konfigurovatelných pravidlech reportingu, jasných validačních zprávách a dokumentaci. Moduly byly uspořádány tak, aby účetní mohli v jednom sešitu přejít od zdrojových souborů přes analýzu a výkazy až ke sdíleným reportům.

Klient požadoval

  1. Práci v desktopovém Excelu bez doplňků třetích stran
  2. Vytváření dashboardů, kontingenčních tabulek, grafů a pohledů KPI
  3. Spojení excelových sešitů, listů, souborů CSV a vložených tabulek
  4. Snadnou údržbu sešitu pro ne-technické uživatele Excelu

Proč nevyhovoval hotový software

Obecné tabulkové produkty poskytují grafy, organizaci dat a analýzu, samy o sobě však neodpovídají nastaveným importům, transformacím, odsouhlasování, aktualizacím a výstupům reportů této firmy. Byl potřeba sešit na míru, který by tato pravidla udržel v jednom aktualizovatelném workflow uvnitř standardního desktopového Excelu bez doplňků třetích stran.

Přehled projektu

Řešení bylo navrženo podle skutečných zdrojových souborů a pravidel reportingu firmy. Vyhrazená oblast pro import přijímá excelové sešity, listy i soubory CSV, přičemž výběr souboru eliminuje pevně zadané cesty.

Pro zpracování nekonzistentních vstupů workflow před analýzou data čistí a standardizuje. Příchozí záznamy také ověřuje, páruje a odstraňuje duplicity.

Proces aktualizace přepočítává vzorce a aktualizuje reportovací oblasti podle aktuálních zdrojových souborů.

Dashboard spojuje KPI, trendy a odchylky do jednoho pohledu. Souhrny ve stylu kontingenčních tabulek a průřezy umožňují manažerům filtrovat údaje bez vytváření nového sešitu.

Finanční reporting byl rozdělen do samostatných částí pro výkaz zisku a ztráty, rozvahu, a cash flow. Spárované položky i označené nesrovnalosti zůstávají před sdílením reportu viditelné.

Výstupní proces vytváří formátované reporty a PDF soubory v uspořádané složce. Konfigurační oblasti, komentáře, pokyny a návody pomáhají ne-technickým uživatelům firmy se v sešitu orientovat.

Dodané klíčové funkce

  • Import Excelu a CSV jedním kliknutím
  • Čištění, ověřování a odstranění duplicit v datech
  • Aktualizovatelné vzorce a výpočty reportů
  • KPI dashboard s grafy a průřezy
  • Souhrnné tabulky ve stylu kontingenčních tabulek
  • Části pro výkaz zisku a ztráty, rozvahu a cash flow
  • Finanční odsouhlasování s označením nesrovnalostí
  • Generování PDF reportů
  • Uspořádané výstupní složky s datem

Lze přidat

+ Reporting rozpočtu versus skutečnosti + Pravidla prognózování a alokace + Ověřené formuláře pro zadávání dat

Kdo další může toto řešení využít

Tyto firmy řeší podobný reportingový úkol a stejné řešení lze přizpůsobit jejich souborům, pravidlům a manažerským pohledům.

Provozní tým

Úkol Konsoliduje provozní data a v pravidelných reportech sleduje KPI, trendy a efektivitu.
Jak řešení pomáhá Řešení importuje zdrojové soubory, aktualizuje výpočty a zobrazuje filtrované dashboardy a sdílené reporty.
Služby pro firmy

Tým zásobování

Úkol Spojuje data o zásobách a pohybech a sleduje úrovně zásob, body doobjednání a výkonnost.
Jak řešení pomáhá Řešení standardizuje příchozí tabulky, zvýrazňuje odchylky a uchovává nejnovější souhrny v jednom sešitu.
Maloobchodní prodejny

Výrobní tým

Úkol Z měnících se tabulek vyhodnocuje výrobní data, workflow a efektivitu.
Jak řešení pomáhá Řešení spojuje zdrojové tabulky, aktualizuje pohledy KPI a exportuje formátované reporty pro vedení.
Výrobci potravin

Technologický stack

Python

Zpracování dat a PDF

Python podporuje zpracování tabulek, tvorbu grafů a práci s PDF v reportingovém workflow.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Zpracování sešitů a CSV

JavaScript nebo TypeScript podporuje čtení a zápis sešitů a parsování souborů s oddělovači.

PHP

Zpracování tabulek a PDF

PHP podporuje importy a exporty tabulek a vytváření PDF tam, kde je v implementaci použito.

openpyxl

Čtení a zápis XLSX

openpyxl (knihovna Pythonu pro excelové sešity) čte a zapisuje soubory XLSX a XLSM.

exceljs

Správa excelových sešitů

exceljs (knihovna JavaScriptu pro excelové soubory) čte a zapisuje data XLSX a CSV.

csv-parse

Parsování souborů CSV

csv-parse (knihovna pro čtení souborů oddělených čárkami) převádí vstup CSV na použitelné záznamy.

pyecharts

Tvorba grafů dashboardu

pyecharts (knihovna Pythonu pro tvorbu grafů) vytváří grafy pro pohledy KPI a trendů.

CSV

Výměna tabulkových dat

Soubory CSV poskytují jednoduchý vstupní formát pro opakované zdrojové tabulky.

PDF

Sdílení formátovaných reportů

Soubory PDF obsahují tisknutelné a sdílené finanční a manažerské reporty.

Integrace

Microsoft Excel

Workflow běží v nativním desktopovém Excelu a využívá funkce sešitu pro importy, vzorce, kontingenční tabulky a reporty.

CSV files

Zdrojové soubory CSV předávají tabulková data do procesu importu a ověřování.

PDF output

Reportingové workflow exportuje formátované finanční a manažerské reporty jako soubory PDF.

Výsledek

Řízený začátek každé aktualizace

Obrazovka importu spojuje výběr zdroje, ověření a stav aktualizace. Reportingový proces tak získává jasný začátek.

To omezuje opakovanou práci se soubory a udržuje reportingový proces uspořádaný.

Jak to funguje

  1. Ovládání pro výběr zdrojové složky nebo souboru identifikuje excelové sešity, listy a soubory CSV.
  2. Modul Import dat načte vybraná zdrojová data a zobrazí validační zprávy.
  3. Modul Aktualizace dat po vyčištění a přepočtu sešitu aktualizuje stav aktualizace.
  • Excelové sešity
  • Listy
  • Soubory CSV
Poznámka: Workflow používá vyhrazenou složku nebo dialog pro výběr souboru namísto pevných cest k souborům.
Ovládání importu a aktualizace

Ovládání importu a aktualizace

Funkce na této obrazovce
Import dat Aktualizace dat

Manažerské údaje v jednom filtrovaném pohledu

Dashboard převádí aktualizovaná data na KPI karty, grafy a souhrnné tabulky. Manažeři mohou kontrolovat tržby, ziskové marže a trendy bez procházení samostatných listů.

Interaktivní průřezy a filtry udržují pohled zaměřený na údaje relevantní pro aktuální kontrolu.

Jak to funguje

  1. Dashboard načítá aktualizovaná data o tržbách, ziskových maržích, KPI, trendech a odchylkách.
  2. Modul Grafy dashboardu aktualizuje interaktivní grafy a souhrnné tabulky.
  3. Ovládací prvky průřezů a filtrů zužují pohledy KPI a trendů.
  • Ukazatele tržeb a ziskovosti
  • Firemní KPI
  • Části s trendy a odchylkami
Souhrnný dashboard s filtry

Souhrnný dashboard s filtry

Funkce na této obrazovce
Grafy dashboardu Monitorování KPI Dynamická aktualizace grafů a tabulek Ukazatele tržeb a ziskovosti Filtrování grafů pomocí průřezů

Finanční výkazy s kontrolami odsouhlasení

Obrazovka finančních výkazů seskupuje výkaz zisku a ztráty, rozvahu, a cash flow výsledky. Spárované položky i označené nesrovnalosti zůstávají před sdílením viditelné ke kontrole.

Účetní tak získává jedno místo pro kontrolu vypočtených výkazů a výsledků odsouhlasení.

Jak to funguje

  1. Modul Ukazatele tržeb a ziskovosti vypočítá výsledky výkazu zisku a ztráty, rozvahy a cash flow.
  2. Modul Odsouhlasení finančních dat porovná položky a oddělí spárované položky od označených nesrovnalostí.
  3. Modul Export reportů do PDF připraví zkontrolované části výkazů pro výstup do PDF.
  • Výsledky výkazu zisku a ztráty
  • Výsledky rozvahy
  • Výsledky cash flow
  • Spárované a nespárované položky
Tip: Výsledky odsouhlasení zůstávají spolu s částmi výkazů viditelné ke kontrole před sdílením.
Reporty finančních výkazů

Reporty finančních výkazů

Funkce na této obrazovce
Odsouhlasení finančních dat Ukazatele tržeb a ziskovosti Export reportů do PDF

Sdílené reporty s uspořádanými výstupy

Výstupní obrazovka vytvoří z vybrané šablony formátovaný report a uloží PDF soubory do uspořádané složky s datem. Pracovníci reportingu tak mohou připravit konzistentní soubor pro sdílení s vedením.

Seznam výstupů zobrazuje společně vytvořený souhrnný report, PDF report a vyčištěné exportované výsledky.

Jak to funguje

  1. Výběr šablony reportu určí formát souhrnného reportu.
  2. Modul Generování reportů pro analýzu vytvoří formátovaný report a vyčištěné exportované výsledky.
  3. Ovládání exportu do PDF vytvoří PDF report.
  • Souhrnný report
  • PDF report
  • Vyčištěné exportované výsledky
Export reportu a výstupní složka

Export reportu a výstupní složka

Funkce na této obrazovce
Generování reportů pro analýzu Export reportů do PDF

Co řešení poskytuje

Díky tomuto řešení může účetní firma:

  • Importovat a spojovat měnící se zdrojové soubory Excel a CSV
  • Aktualizovat výpočty a analýzy z jednoho sešitu
  • Kontrolovat finanční výkazy a výsledky odsouhlasení na jednom místě
  • Sledovat tržby, marže, KPI, trendy a odchylky
  • Exportovat formátované reporty jako sdílené PDF soubory
  • Udržovat reportingová pravidla pomocí konfiguračních oblastí a dokumentace

Dokázaly by úkol zvládnout hotové systémy?

Před návrhem byl úkol porovnán s hotovými produkty podle jejich vlastních popisů.

Co klient potřebuje Tabulkový software Microsoft Excel, Apple Numbers, Zoho Sheet, WPS Spreadsheets, LibreOffice Calc Nástroje pro automatizovaný reporting Detrics, Equals Nástroje pro statistické plánování Analytica Řešení na míru
Práce v nativním desktopovém Excelu — — —
Vytváření dashboardů a pohledů KPI částečně
Spojení více zdrojových souborů — —
Použitelnost pro ne-technické uživatele částečně částečně částečně
Soulad s vlastními pravidly klienta: fáze, role, reporty částečně — —
Všechny kroky na jednom místě — — —
Žádné ruční kroky mezi programy — —

Podle veřejných popisů produktů a jejich kategorie.

Hotové produkty pokrývají důležité části úkolu: tabulkové procesory zvládají data, grafy a analýzu, zatímco reportingové nástroje automatizují vybraná propojení a výstupy. Hotový tabulkový procesor stačí, když je potřeba pouze jedna část reportingového procesu.

Tato účetní firma potřebovala vlastní software, protože importy, pravidla aktualizace, odsouhlasení, výkazy a PDF výstupy musely na jednom místě dodržovat její standardy. Hotové možnosti nespojovaly celý proces s vlastními pravidly firmy bez ručních kroků.

Na závěr

Výsledné řešení odstraňuje opakovanou práci z procesu od měnících se zdrojových souborů až po reporty účetní firmy připravené pro vedení.

FAQ

Uvažujete o vytvoření podobného systému? Přečtěte si níže uvedené odpovědi a zjistěte, jak lze excelové reportingové workflow přizpůsobit konkrétním souborům, výpočtům a pravidlům reportingu.

Potřebujete něco podobného? Promluvme si
Nebo procházet další projekty