PROJEKT

Automatizované zprávy pro WhatsApp a CRM

Vývoj softwaru na míru, Integrace WhatsApp Business, Integrace CRM, Plánování zpráv, Automatické odpovědi, Reporting kampaní, Předání živému agentovi

  • Obor: Prodej a marketing
  • Spojené království Lokalita: Spojené království
  • Doba realizace: 10 týdny
  • Technologie: JavaScript / TypeScript (Node.js), Python
3 měsíců

Tento klient je prodejní agentura, kde manuální správa WhatsAppu zabírá čas při podpoře, péči o potenciální zákazníky a následném vyhodnocování kampaní. Software pro automatizované zprávy propojuje konverzace ve WhatsAppu se záznamy v CRM a naplánovanými následnými zprávami. Přijímá zprávy a události z CRM a poskytuje prodejním, servisním a marketingovým týmům jedno místo pro správu odpovědí, kampaní a historie kontaktů.

Shrnutí

Problém

Prodejní agentura ručně koordinuje konverzace ve WhatsAppu, aktualizace CRM, následné zprávy a reporting kampaní, což jí zabírá čas.

Řešení

Řešení se stalo propojeným pracovním prostorem WhatsAppu a CRM pro odpovědi, plánování, předávání konverzací a reporting.

Výsledek

Software je navržen tak, aby omezil manuální práci a udržel komunikaci se zákazníky propojenou se záznamy v CRM.

Příběh klienta

Klientem je prodejní agentura ze Spojeného království. Spravuje prodejní konverzace, následnou péči o potenciální zákazníky a komunikaci se zákazníky prostřednictvím WhatsAppu a záznamů v CRM.

Manuální správa zabírá čas, když je třeba sladit konverzace, změny fází v CRM, následné zprávy a aktivitu kampaní. Agenti také potřebují přístup k historii konverzace, když automatická odpověď přejde na člověka.

Požadavek byl jednoduchý: propojit WhatsApp Business nebo Cloud API s CRM agentury a dalšími stávajícími systémy a současně zachovat možnost upravovat automatické odpovědi a přehled o aktivitě zpráv.

Řešení bylo postaveno na čtyřech propojených oblastech: schránce konverzací, plánovaných následných zprávách, reportingu kampaní a nastavení integrace CRM. Součástí požadovaného předání byla také dokumentace, instrukce k úpravám, poznámky k nasazení a praktická ukázka.

Klient požadoval

  1. Propojit WhatsApp s CRM, databázemi nebo stávajícími firemními systémy.
  2. Upravovat odpovědi pomocí šablon, klíčových slov, často kladených dotazů, plánů nebo pravidel konverzací.
  3. Sledovat doručení, přečtení, odpovědi, chyby, zapojení a dobu odezvy.
  4. Poskytnout zdrojový kód, konfigurační materiály, dokumentaci a praktickou ukázku.

Proč nevyhovoval hotový software

Hotové marketingové a kampanové platformy pokrývají části automatizované komunikace, jejich popisy však zároveň poukazují na chybějící funkce a problémy s integracemi. Tento klient potřeboval konverzace propojené s CRM a následné zprávy podle fází v jednom pracovním prostoru, s předáním agentovi a reportingem přizpůsobeným vlastním pravidlům.

Přehled projektu

Řešení bylo navrženo podle skutečných pravidel agentury pro zasílání zpráv: příchozí zprávy WhatsApp, změny fází v CRM a atributy kontaktů mohou určovat další akci. Způsob komunikace ovlivňují také pracovní doba, klíčová slova, často kladené dotazy a načasování následných zpráv.

Pro tento účel byla vytvořena schránka konverzací pro příchozí a odchozí zprávy, opakovaně použitelné šablony a informace o kontaktech. Štítky a stavové příznaky podporují zobrazení pro agenty, zatímco předání živému agentovi zachovává konverzace propojené s jejich historií.

Samostatná sekce následných zpráv spravuje spouštěče podle fází CRM a časové intervaly. Kombinuje také personalizovaná pole se šablonami zpráv a naplánovanými zprávami a nabízí ovládání pro pozastavení nebo úpravu kampaní.

Reporting kampaní spojuje segmenty publika, náhledy šablon a plánování. Souhrny doručení, údaje o přečtení, metriky zapojení a exporty CSV usnadňují kontrolu aktivity kampaní.

Integrační sekce byla navržena pro přihlašovací údaje API, mapování kontaktů a obchodů v CRM a webhookové události. Stav doručení, protokoly chyb, konfigurace šablon a dokumentace zůstávají dostupné ve stejné sekci nastavení.

Dodané klíčové funkce

  • Schránka konverzací WhatsAppu s historií zpráv
  • Automatické odpovědi ze šablon, klíčových slov, často kladených dotazů a pravidel
  • Následné zprávy podle fáze CRM s nastavením načasování
  • Plánování personalizovaných zpráv
  • Předání živému agentovi se štítky a stavovými příznaky
  • Reporty doručení a zapojení u hromadných kampaní
  • Mapování kontaktů a obchodů v CRM
  • Webhookové události, protokoly chyb a odkazy na dokumentaci
  • Exporty konverzací nebo doručení ve formátu CSV a JSON

Lze přidat

+ Pozastavení automatických odpovědí během komunikace s člověkem + Prohledatelné přepisy chatů + Exporty konverzací ve formátu tabulky + Sledování doručení, přečtení, odpovědí a zapojení + Ladění WhatsApp Business API + Upravitelný obsah kampaní

Kdo další může toto řešení využít

Firmy s podobným úkolem pro komunikaci přes WhatsApp mohou stejné řešení přizpůsobit svým zákaznickým, prodejním nebo kampanovým procesům.

Oddělení zákaznické podpory

Úkol Potřebuje odpovídat na dotazy ve WhatsAppu a předávat konverzace živým agentům.
Jak řešení pomáhá Řešení poskytuje automatické odpovědi, historii konverzací, štítky, stavové příznaky a předání agentovi.
Služby pro firmy

Firma provozující propagační kampaně přes WhatsApp

Úkol Potřebuje plánovat personalizované hromadné zprávy a kontrolovat jejich doručení a zapojení.
Jak řešení pomáhá Řešení propojuje segmenty publika, šablony, plánování, souhrny doručení a exporty.
Propagační produkty

Organizace propojující WhatsApp se zákaznickými záznamy

Úkol Potřebuje udržet historii zpráv a údaje o zákaznících synchronizované s CRM nebo rezervačním systémem.
Jak řešení pomáhá Řešení mapuje kontakty a události, přijímá webhooky a udržuje aktivitu zpráv propojenou se záznamy.
Profesní služby

Technologický stack

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Logika aplikace a integrací

Toto prostředí podporuje propojení WhatsAppu a CRM.

Python

Zpracování dat a webhooky

Python podporuje propojení CRM, zpracování webhooků, reporting a exporty dat.

PHP

Propojení API a CRM

Knihovny PHP podle potřeby podporují propojení WhatsAppu, CRM, webhooků, CSV a tabulek.

whatsapp

WhatsApp Cloud API

Toto SDK propojuje software s platformou WhatsApp Business prostřednictvím Cloud API.

whatsapp-web.js

Zprávy přes WhatsApp Web

Tato knihovna Node.js komunikuje s WhatsApp Web při zpracování zpráv.

zohocrmsdk8-0

Propojení se Zoho CRM

Toto SDK propojuje kontakty a záznamy v CRM s pracovními postupy pro zasílání zpráv.

dynamics365crm-python

Propojení s Dynamics CRM

Tento wrapper pro Python propojuje záznamy a události v Dynamics 365 CRM.

csv-parse

Zpracování reportů CSV

Tato knihovna načítá data CSV pro reporty doručení a konverzací.

svix

Doručování webhooků

Tato knihovna podporuje doručování a ověřování webhooků pro události zpráv.

CSV and JSON

Export reportů a konverzací

Software exportuje reporty doručení a přepisy konverzací ve formátu CSV nebo JSON.

Integrace

WhatsApp Business or Cloud API

Příchozí a odchozí zprávy, stavy doručení a webhookové události procházejí schváleným připojením poskytovatele.

CRM

Kontakty, obchody, fáze potenciálních zákazníků, zákaznická pole a události CRM řídí zprávy a zůstávají propojené s konverzacemi.

Database or customer-data system

Zákaznické záznamy a historie zpráv lze synchronizovat se stávajícím firemním systémem.

CSV and JSON

Přepisy konverzací a reporty doručení lze exportovat v otevřených formátech souborů.

Výsledek

Agenti vidí konverzace se správným kontextem zákazníka

Schránka konverzací spojuje příchozí a odchozí zprávy WhatsAppu se záznamem kontaktu v CRM. Šablony a štítky podporují zobrazení pro agenta.

Když automatizace předá konverzaci člověku, agent získá dostupnou historii zpráv a informace o kontaktu ve stejném pracovním prostoru.

Jak to funguje

  1. Příchozí a odchozí zprávy WhatsAppu se zobrazují v seznamu konverzací a vlákně zpráv.
  2. Panel kontaktu zobrazuje záznam kontaktu v CRM, štítky a stav konverzace.
  3. Šablonové odpovědi a ovládací prvky předání podporují přechod od automatizované komunikace k živému agentovi.
Poznámka: Zobrazení předání zachovává kontext konverzace dostupný pro pracovníka podpory.
Schránka konverzací a předání agentovi

Schránka konverzací a předání agentovi

Funkce na této obrazovce
Zpracování příchozích zpráv Vytváření šablon zpráv Integrace předání do živého chatu Správa informací o kontaktech

Následné zprávy zůstávají propojené s fázemi CRM

Obrazovka následných zpráv propojuje správu potenciálních zákazníků v CRM s personalizovanými zprávami WhatsAppu. Změny fází, pole kontaktů a časové intervaly určují podrobnosti následné komunikace.

Naplánované zprávy zůstávají viditelné v seznamu s ovládáním pro pozastavení nebo úpravu kampaní, takže následná prodejní komunikace se řeší na jednom místě.

Jak to funguje

  1. Výběr fáze v CRM a pole kontaktu poskytují údaje o stavu, jménu, produktu, ceně a termínu potenciálního zákazníka.
  2. Editor šablony zprávy kombinuje tyto údaje s načasováním následné zprávy a jejím textem.
  3. Seznam plánování zobrazuje stav naplánované zprávy a ovládací prvky pro pozastavení nebo úpravu.
Následné zprávy a plánování zpráv

Následné zprávy a plánování zpráv

Funkce na této obrazovce
Plánování následných zpráv Nový spouštěč následné zprávy Vlastní plánování zpráv Vytváření šablon zpráv Pozastavení a úprava kampaní

Reporty kampaní zobrazují doručení a zapojení

Report kampaně spojuje výkon hromadného rozesílání do jediného zobrazení. Marketéři mohou kontrolovat segmenty publika, náhledy šablon a načasování kampaní.

Souhrny doručení, údaje o přečtení a metriky zapojení ukazují průběh kampaní. Report doručení CSV zpřístupňuje informace o kampaních mimo pracovní prostor.

Jak to funguje

  1. Seznam kampaní a výběr segmentu publika zobrazují kampaň a její zamýšlené kontakty.
  2. Náhled šablony a pole plánování zobrazují obsah zprávy a datum a čas kampaně.
  3. Souhrny doručení a metriky přečtení a zapojení zobrazují odeslané, doručené, přečtené a neúspěšné zprávy.
  • Reporty doručení CSV jsou dostupné prostřednictvím ovládacího prvku exportu.
Report kampaně hromadného rozesílání

Report kampaně hromadného rozesílání

Funkce na této obrazovce
Sledování interakcí uživatelů Sledování statistik používání Export konverzací

Připojení CRM přehledně zobrazují události a chyby

Nastavení integrace udržuje pohromadě autentizaci, mapování polí a webhookové události CRM manažer nebo vývojář vidí přihlašovací údaje API, mapování kontaktů a změny stavu potenciálních zákazníků.

Protokoly chyb a odkaz na dokumentaci poskytují týmu jasné místo pro kontrolu problémů s připojením a informací k nastavení.

Jak to funguje

  1. Pole přihlašovacích údajů API obsahují klíče a tokeny API pro připojení WhatsAppu a CRM.
  2. Oblasti mapování a webhooků propojují kontakty CRM, záznamy obchodů, změny stavu potenciálních zákazníků, příchozí zprávy a stavy doručení.
  3. Protokol chyb zaznamenává chyby API, zatímco konfigurace šablon a dokumentace zůstávají dostupné v nastavení.
Tip: Integrační sekce je uspořádána tak, aby bylo snadné kontrolovat nastavení připojení a události zpráv.
Nastavení integrace CRM a webhooků

Nastavení integrace CRM a webhooků

Funkce na této obrazovce
Integrace s externím CRM

Co řešení poskytuje

Díky tomuto řešení může prodejní agentura:

  • Propojit konverzace WhatsAppu s kontakty a potenciálními zákazníky v CRM
  • Automatizovat odpovědi, připomínky a následnou prodejní komunikaci
  • Plánovat personalizované zprávy a hromadná rozesílání
  • Předávat konverzace živým agentům s historií a kontextem stavu
  • Kontrolovat informace o doručení, přečtení, odpovědích, chybách a zapojení
  • Exportovat reporty konverzací a kampaní ve formátu CSV nebo JSON

Mohly by úkol zvládnout hotové systémy?

Před návrhem byl úkol porovnán s hotovými produkty podle jejich vlastních popisů.

Co klient potřebuje Marketingové nástroje pro WhatsApp WhatsApp Marketing, WhatsApp Business Platform Platformy pro marketingovou automatizaci ActiveCampaign, indigitall, Maestra Platformy pro zasílání zpráv EnableX, 360Dialog, Sinch Engage Řešení na míru
Propojení WhatsAppu se systémy CRM částečně — —
Úprava automatických odpovědí a pravidel — —
Sledování doručení a zapojení —
Poskytnutí zdrojových a instalačních materiálů — — —
Přizpůsobení vlastním pravidlům klienta: fáze, role, reporty částečně částečně částečně
Všechny kroky na jednom místě — — —
Žádné manuální kroky mezi programy částečně částečně částečně

Podle veřejných popisů produktů a jejich kategorie.

Hotové produkty pokrývají komunikaci přes WhatsApp, automatizaci kampaní, reporting a některá propojení s CRM. Hotový produkt stačí, pokud je potřeba pouze jedna část úkolu.

Tento klient potřeboval vlastní software, protože požadovaná pravidla CRM, předání živému agentovi, následné zprávy, reporty a exporty musely fungovat společně na jednom místě. Také kroky mezi WhatsAppem a CRM bylo nutné automatizovat, nikoli řešit odděleně.

Na závěr

Řešení je navrženo tak, aby odstranilo manuální práci na cestě od události v CRM nebo příchozí zprávy WhatsAppu ke správné odpovědi zákazníkovi.

FAQ

Uvažujete o vytvoření podobného systému? Tyto odpovědi vysvětlují hlavní otázky integrace, automatizace, předávání konverzací, reportingu a realizace.

Potřebujete něco podobného? Promluvme si
Nebo projděte si další projekty