PROJEKT

Automatizace pracovních postupů Power Automate pro Microsoft 365

Vývoj zakázkového softwaru, Vývoj Power Apps, Automatizace pracovních postupů v Power Automate, Integrace se SharePointem, Integrace s Microsoft 365, Automatizace schvalování, Reporty a dashboardy

  • Obor: Profesionální služby
  • Švýcarsko Lokalita: Švýcarsko
  • Doba dodání: 16 týdny
  • Technologie: PHP, Python
4+ měsíců

Tento klient je firma poskytující profesionální služby ze Švýcarska. Její týmy spravují schválení, požadavky a dokumenty napříč Microsoft 365, zatímco opakované zadávání dat a reportování zabírají čas. Řešením je zakázková automatizace pracovních postupů v Power Automate s rozhraními Power Apps. Přijímá požadavky, záznamy a události pracovních postupů a v jednom propojeném procesu poskytuje firmě rozhodnutí o schválení, přiřazené úkoly, upozornění, aktualizovaný obsah SharePointu a provozní reporty.

Shrnutí

Problém

Firma spravuje schválení, záznamy a dokumenty v nespojených procesech Microsoft 365.

Řešení

Řešením se stal propojený pracovní prostor Power Apps a Power Automate pro požadavky, schvalování a reporting.

Výsledek

Je navržen tak, aby omezil manuální práci a čas strávený přenosem informací mezi firemními procesy.

Příběh klienta

Klientem je firma poskytující profesionální služby ze Švýcarska. Spravuje schválení, požadavky a dokumenty napříč Microsoft 365.

Administrativní a finanční týmy zpracovávají opakované zadávání dat, dokumenty a reporty. Weby, seznamy a knihovny dokumentů SharePointu také vyžadují koordinovanou správu obsahu.

Požadavek byl jednoduchý: vytvořit aplikace Power Apps pro automatizaci pracovních postupů, propojit Power Automate s nástroji Microsoft 365 firmy, automatizovat komunikaci pracovních postupů a poskytovat provozní reporty.

Řešení bylo vytvořeno podle vlastních pravidel firmy a jejích stávajících dat. Bylo rozděleno na obrazovky požadavků a schvalování, záznamů SharePointu a reportingu.

Modulární integrace ponechaly prostor pro pozdější rozšíření.

Klient požadoval

  1. Vytvořit Power Apps pro schvalování, sledování úkolů a provoz firmy
  2. Propojit Power Automate s Microsoft 365 a firemními systémy
  3. Automatizovat upozornění, připomínky, e-maily a přiřazování úkolů v pracovních postupech
  4. Poskytovat reporty, dashboardy, analytiku a automatické generování reportů

Proč nevyhovoval hotový software

Hotové produkty pro správu pracovních postupů pokrývají automatizaci procesů, schvalování a koordinaci úkolů, ale jejich rozhraní a možnosti úprav nemusí odpovídat fungování této firmy. Byl proto potřeba zakázkový software, který definuje kroky pracovních postupů podle vlastních protokolů a postupů klienta a zároveň udrží data Microsoft 365 propojená.

Přehled projektu

Řešení bylo navrženo na platformě Power Apps pro zadávání požadavků, kontrolu schválení a sledování úkolů. Canvasové aplikace nebo aplikace řízené modelem poskytují rozhraní pro konkrétní procesy firmy.

Pro zpracování schválení Power Automate směruje žádosti přes sekvenční nebo rolově založená rozhodnutí a zaznamenává výsledky. Události pracovních postupů také spouštějí upozornění, připomínky a přiřazování úkolů.

Integrace se SharePointem uchovává záznamy seznamů, dokumenty a výsledky schválení pohromadě. Systém propojuje SharePoint, Microsoft Lists a Excel tam, kde to proces vyžaduje.

Zvláštní pozornost byla věnována přehledu o provozu. Power BI přijímá řádky datových sad, vytváří push datové sady a obnovuje datové sady pro reporty a dashboardy.

Řešení bylo uspořádáno do modulů, takže lze přidávat nové formuláře, automatizace a integrace bez nutnosti celý systém přepracovat. Součástí byla dokumentace a školení, aby tým klienta mohl systém spravovat samostatně.

Dodané klíčové funkce

  • Aplikace Power Apps pro požadavky a schvalování
  • Sekvenční a rolově založené schvalovací pracovní postupy
  • Správa seznamů a dokumentů SharePointu
  • Automatizované e-maily, výstrahy, připomínky a upozornění
  • Přiřazování úkolů a sledování stavu pracovních postupů
  • Integrace s Microsoft 365 a firemními systémy
  • Reporty Power BI a provozní dashboardy
  • Řešení problémů, testování, dokumentace a optimalizace pracovních postupů

Lze přidat

+ Zakázkové konektory + Chaty a kanály Microsoft Teams + Zpracování souborů Outlook .msg + Zpracování dat reportů JSON + Další formuláře Power Apps + Nové moduly schvalování a úkolů

Kdo další může toto řešení využít

Tyto firmy řeší podobný úkol a stejné řešení lze přizpůsobit tak, aby propojilo jejich požadavky, schválení, záznamy a reporty.

Účetní firma

Úkol Spravuje práci pro klienty, schválení, e-maily, dokumenty a opakované týmové úkoly.
Jak řešení pomáhá Řešení propojuje účetní pracovní postupy se záznamy, přiřazováním úkolů, upozorněními a reporty.
Účetní firmy

Personální poradenská firma

Úkol Koordinuje požadavky na nábor, záznamy kandidátů, schválení, komunikaci a přiřazenou práci.
Jak řešení pomáhá Řešení směruje náborové procesy, aktualizuje sdílené záznamy, odesílá výstrahy a zobrazuje provozní aktivitu.
Služby pro firmy

Firma poskytující administrativní služby

Úkol Spravuje požadavky, schválení, záznamy, reporting a opakované procesy zadávání dat.
Jak řešení pomáhá Řešení propojuje formuláře, fáze pracovních postupů, úkoly, upozornění a provozní reporty.
Služby pro firmy

Technologický stack

PHP

Integrace se SharePointem

PHP zajišťuje propojení se zdroji Office 365 a daty SharePointu.

Python

Přístup k Microsoft API

Python zajišťuje přístup k Microsoft API, autentizaci a komunikaci přes HTTP.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Zpracování souborů Outlook

JavaScript a TypeScript zajišťují zpracování souborů zpráv Outlooku.

vgrem/php-spo

Zdroje Office 365

vgrem/php-spo (knihovna PHP pro Office 365) provádí operace vytvoření, čtení, aktualizace a odstranění prostřednictvím Office 365 API.

microsoft-kiota-http

Požadavky na Microsoft API

microsoft-kiota-http (knihovna Pythonu pro komunikaci s Microsoft API) poskytuje HTTP vrstvu pro požadavky API.

microsoft-kiota-authentication-azure

Autentizace API

microsoft-kiota-authentication-azure (knihovna Pythonu pro autentizaci Microsoftu) podporuje autentizovaný přístup k Microsoft API.

microsoft-kiota-abstractions

Abstrakce API

microsoft-kiota-abstractions (knihovna Pythonu pro běžné struktury Microsoft API) podporuje generované klienty Microsoft API.

Power Automate

Automatizace pracovních postupů

Power Automate směruje schválení, přiřazuje úkoly, odesílá komunikaci, aktualizuje záznamy a propojuje firemní systémy.

Power Apps

Firemní aplikace

Power Apps poskytuje canvasové aplikace nebo aplikace řízené modelem pro požadavky, schvalování, sledování úkolů a provoz.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Firemní data a soubory

Tyto formáty a platformy ukládají, vyměňují a strukturují záznamy, dokumenty a data reportů používaná pracovními postupy.

Integrace

SharePoint and Microsoft Lists

Řešení čte a aktualizuje záznamy seznamů, dokumenty, výsledky schválení a stav obsahu.

Microsoft Teams

Řešení vytváří chaty a kanály a zpracovává chatové zprávy pro provozní komunikaci.

Outlook

Řešení podporuje komunikaci pracovních postupů a soubory zpráv související s Outlookem.

Microsoft Forms

Řešení přijímá odeslaná data formulářů, která spouštějí nebo podporují pracovní postupy.

Power BI

Řešení odesílá řádky datových sad a obnovuje datové sady pro reporty a dashboardy.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate propojuje procesy pracovních postupů s Microsoft Dynamics 365.

Výsledek

Požadavky procházejí viditelnými fázemi schvalování

Pracovní prostor pro požadavky a schvalování poskytuje firmě jedno místo pro zadání požadavku a sledování jeho stavu schválení. Rozhodnutí o schválení a výsledky zůstávají propojené s požadavkem, místo aby se řešily jako samostatné zprávy.

Struktura založená na fázích podporuje vlastní pravidla schvalování klienta a usnadňuje kontrolu aktuálního stavu procesu.

Jak to funguje

  1. Formulář požadavku obsahuje pole požadavku a zaznamenává odeslané informace.
  2. Power Automate směruje požadavek přes nastavené fáze schvalování a zaznamenává rozhodnutí a výsledky schválení.
  3. Stav pracovního postupu zobrazuje aktuální stav a při událostech pracovního postupu odesílá upozornění zainteresovaným osobám.
  • Sekvenční kroky schvalování
  • Rolově založená rozhodnutí o schválení
  • Záznamy výsledků pracovních postupů
Pracovní prostor pro požadavky a schvalování

Pracovní prostor pro požadavky a schvalování

Funkce na této obrazovce
Vytvářet schvalovací pracovní postupy Konfigurovat kroky pracovního postupu

Dokumenty a záznamy SharePointu zůstávají propojené

Pracovní prostor SharePointu spojuje záznamy seznamů, dokumenty, výsledky schválení a aktualizovaný obsah. Automatizace pracovních postupů dokumentů udržuje schvalování dokumentů a aktualizace záznamů jako součást stejného procesu.

Obsah SharePointu zůstává součástí schvalovacího procesu, nikoli samostatným manuálním úkolem.

Jak to funguje

  1. Zobrazení seznamu SharePointu zobrazuje data seznamu SharePointu.
  2. Knihovna dokumentů ukládá dokumenty a zpřístupňuje akce schvalování dokumentů.
  3. Formulář aktualizace záznamu zapisuje aktualizované záznamy a stav obsahu do SharePointu.
  • Data seznamů SharePointu
  • Akce schvalování dokumentů
  • Aktualizovaný stav obsahu
Tip: Obsah SharePointu zůstává součástí schvalovacího procesu, nikoli samostatným manuálním úkolem.
Záznamy a dokumenty v SharePointu

Záznamy a dokumenty v SharePointu

Funkce na této obrazovce
Automatizace pracovních postupů dokumentů Spravovat data uložená v SharePointu

Přiřazená práce a upozornění pracovních postupů jsou viditelné

Dashboard úkolů a upozornění poskytuje provozním manažerům přímý přehled o přiřazené práci, termínech, připomínkách a výstrahách. Přiřazení úkolů a spouštěče procesů se zobrazují spolu se stavem pracovního postupu.

To firmě pomáhá propojit každodenní provozní komunikaci s prací, která ji vyvolala.

Jak to funguje

  1. Seznam úkolů zobrazuje přiřazení úkolů a jejich stav v pracovním postupu.
  2. Pole přiřazené osoby a termínu propojují každý úkol s odpovědnou osobou a časovým plánem.
  3. Kanál upozornění zaznamenává upozornění, připomínky a výstrahy generované spouštěči procesů.
  • Přiřazení úkolů
  • Termíny
  • Stav připomínek a výstrah
Dashboard úkolů a upozornění

Dashboard úkolů a upozornění

Funkce na této obrazovce
Automatizovat pracovní postupy

Provozní aktivitu lze snadněji kontrolovat

Obrazovka reportingu přináší schválená data, výsledky pracovních postupů, reporty a analytiku do jediného zobrazení. Interaktivní reporty a dlaždice dashboardu podporují kontrolu provozu bez nutnosti informace ručně znovu sestavovat.

Obnovení dat udržuje zobrazení reportingu v souladu s dostupnými výsledky pracovních postupů.

Jak to funguje

  1. Filtry reportu používají schválená data a výsledky pracovních postupů k určení zobrazení reportu.
  2. Oblast interaktivního reportu zobrazuje reporty a analytiku.
  3. Dlaždice dashboardu zobrazují data dashboardu po jejich aktualizaci ovládacím prvkem pro obnovení dat.
  • Filtry reportu
  • Oblast interaktivního reportu
  • Obnovení dat dashboardu
Poznámka: Power BI může přijímat řádky datových sad, vytvářet push datové sady a obnovovat datové sady pro tuto reportovací vrstvu.
Provozní reporty a dashboardy

Provozní reporty a dashboardy

Funkce na této obrazovce
Generovat reporty pro analýzu

Co řešení poskytuje

Díky tomuto řešení může firma:

  • Vytvářet a spravovat schvalovací pracovní postupy v Power Apps
  • Propojovat požadavky, záznamy, dokumenty, úkoly a reporty napříč Microsoft 365
  • Přiřazovat práci a z událostí pracovních postupů odesílat upozornění, výstrahy, připomínky a e-maily
  • Udržovat záznamy a dokumenty SharePointu aktualizované prostřednictvím automatizovaných procesů
  • Kontrolovat schválená provozní data v reportech a dashboardech
  • Udržovat a rozšiřovat pracovní postupy pomocí dokumentovaných modulárních komponent

Mohly by úkol zvládnout hotové systémy?

Před návrhem byl úkol porovnán s hotovými produkty podle jejich vlastních popisů.

Co klient potřebuje Platformy pracovních postupů Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Správa praxe Karbon Spolupráce na dokumentech Progress ShareFile Zakázkové řešení
Vytvořit Power Apps pro provoz — — —
Propojit systémy Microsoft 365 — — —
Automatizovat komunikaci pracovních postupů částečně
Poskytovat reporty a dashboardy částečně částečně —
Přizpůsobit vlastní pravidla klienta: fáze, role, reporty částečně částečně částečně
Všechny kroky na jednom místě — — —
Žádné manuální kroky mezi programy částečně částečně —

Podle veřejných popisů produktů a jejich kategorií.

Hotové platformy pracovních postupů pokrývají schvalování, automatizaci úkolů a část reportingu, zatímco platformy pro správu praxe a dokumentů se zaměřují na užší oblasti provozu.

Hotový produkt stačí, když firma potřebuje jen jednu z těchto funkcí. Tento klient potřeboval propojení s Microsoft 365, vlastní pravidla pracovních postupů a reporting v jednom koordinovaném systému.

Jednotlivé části jsou rozděleny mezi samostatné kategorie produktů a jejich propojení stále vyžaduje konfiguraci a integrační práci.

Na závěr

Na závěr bylo řešení navrženo tak, aby omezilo manuální práci od požadavku firmy poskytující profesionální služby přes schválení až po reporting.

Časté dotazy

Uvažujete o vytvoření podobného systému? Přečtěte si odpovědi níže a zjistěte, jak lze Power Automate, Power Apps, SharePoint a reporting zapojit do jednoho firemního procesu.

Potřebujete něco podobného? Promluvme si
Nebo procházet další projekty