PROJEKT

Rezervační systém pro hotely, který propojuje rezervace, provoz a fakturaci

Vývoj softwaru na míru, Hotelový PMS, Správa rezervací, Dostupnost pokojů, Synchronizace OTA, Platby a fakturace, Reporting

  • Obor: Hotelnictví
  • Rumunsko Lokalita: Rumunsko
  • Doba dodání: 16 týdny
  • Technologie: Python, PHP
4+ měsíců

Tento klient je hotelová skupina z Rumunska. Její zaměstnanci spravují rezervace, dostupnost pokojů a péči o hosty v několika hotelových objektech. Rezervační systém spojuje tyto činnosti na jednom místě: zaměstnanci spravují rezervace, inventář pokojů i check-in hostů. Systém podporuje také aktualizace OTA, faktury a reporty pro rezervační manažery, pracovníky recepce a hotelové manažery.

Shrnutí

Problém

Hotelová skupina spravuje rezervace, dostupnost pokojů, péči o hosty, fakturaci a reporting v rámci svého hotelového provozu.

Řešení

Řešením se stal rezervační systém na míru, který na jednom místě propojuje hotelový provoz, synchronizaci OTA, fakturaci a reporting.

Výsledek

Systém je navržen tak, aby omezil manuální práci a čas strávený přesouváním rezervačních informací mezi hotelovými úkoly a nástroji.

Příběh klienta

Klientem je hotelová skupina z Rumunska. Provozuje ubytovací zařízení, kde zaměstnanci koordinují rezervace, dostupnost pokojů a příjezdy hostů.

Housekeeping, fakturace a reporting jsou součástí stejného každodenního provozu.

Rezervační týmy potřebují aktuální inventář pokojů a údaje o rezervacích, zatímco recepce a housekeeping sledují stav hostů a pokojů. Manažeři a účetní potřebují také finanční informace a reporty.

Požadavek byl jednoduchý: spravovat rezervace a každodenní hotelový provoz v jednom systému. Přímé rezervace, synchronizace OTA, fakturace, platby a reporting se také musely vejít do stejného řešení.

Řešení bylo vytvořeno jako modulární hotelový PMS se samostatnými obrazovkami pro dostupnost, rezervace, synchronizaci OTA, housekeeping a reporting tržeb. Přístupová pravidla, integrace a pozdější rozšíření byly součástí struktury, nikoli samostatnými nástroji.

Klient požadoval

  1. Centrálně spravovat pokoje, dostupnost a celý životní cyklus rezervací
  2. Spravovat profily hostů, historii, check-in, check-out a komunikaci
  3. Propojit přímé rezervace s OTA a channel managery
  4. Řešit platby, faktury, účetnictví a finanční reporty

Proč nevyhovoval hotový software

Hotové produkty pro správu hotelů pokrývají práci recepce, rezervace a housekeeping. Zahrnují také finance, reporting a správu více objektů, ale jejich model přístupů a kombinace funkcí nemusí této hotelové skupině vyhovovat. Byl proto potřeba rezervační systém na míru, který spojí rezervace, CRM a provoz do jednoho pracovního postupu. Musel také podporovat integrace a přístupová pravidla včetně kompatibility se staršími systémy tam, kde je to nutné.

Přehled projektu

Řešení bylo navrženo kolem sdílených rezervačních informací pro dostupnost, práci recepce a reporting. Inventář pokojů a stav rezervací zůstávají propojené po celý životní cyklus rezervace.

Obrazovka dostupnosti kombinuje rozsahy dat, stav pokojů a typy pokojů. Výběr doplňují preference hosta a údaje o rezervaci, zatímco rezervační kalendář a moduly inventáře udržují informace o pokojích propojené.

Správce rezervací byl navržen pro recepci a rezervační týmy. Na jedné obrazovce spojuje vyhledávání hostů, stav rezervace, check-in, check-out a historii rezervací.

Synchronizace OTA byla řešena samostatným monitorem s propojenými kanály, frontami změn, protokoly a možností opakování akcí. Rezervační tým tak vidí nové, upravené i zrušené rezervace.

Řešení zahrnuje také nástěnku housekeeping a dashboard tržeb. Akce pro faktury a reporty, exporty a účetní napojení poskytují manažerům i účetním přehled o provozních a finančních informacích.

Dodané klíčové funkce

  • Centrální kalendář dostupnosti pokojů
  • Výběr pokoje a rezervace
  • Správa životního cyklu rezervace
  • Profily hostů a historie rezervací
  • Sledování check-inů a check-outů
  • Synchronizace rezervací OTA
  • Nástěnka stavu pokojů pro housekeeping
  • Generování faktur a reportů
  • Dashboard tržeb a obsazenosti

Lze přidat

+ Objednávky restaurace nebo POS + Správa pokojové služby + Správa prádelny + Správa slev + Služby přistýlek + Integrace marketingových nástrojů + Dashboardy Grafana

Kdo další může toto řešení využít

Tyto firmy řeší podobné úkoly spojené s rezervacemi a provozem, takže stejné řešení lze přizpůsobit jejich pravidlům a kanálům.

Resort

Úkol Koordinuje rezervace, inventář pokojů, péči o hosty a externí rezervační kanály.
Jak řešení pomáhá Řešení spojuje dostupnost, rezervace, housekeeping, aktualizace OTA a reporty do jednoho hotelového systému.
Resorty

Penzion

Úkol Spravuje rezervace hostů, příjezdy, odjezdy a stav pokojů s malým provozním týmem.
Jak řešení pomáhá Řešení propojuje správu rezervací s dostupností pokojů, housekeepingem a fakturací.
Hotely

Firma pro správu nemovitostí

Úkol Koordinuje zákazníky, dodavatele, rezervace, platby a provoz ubytovacích zařízení.
Jak řešení pomáhá Řešení poskytuje sdílené rezervační záznamy, přístupy k objektům, integrace a reporting.
Správci nemovitostí

Technologický stack

Python

Backendové a datové služby

Python podporuje rezervační, integrační a reportovací služby.

PHP

Webové služby a integrace

PHP podporuje vybraná napojení na účetní, platební a cestovní služby.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Rozhraní a souborové služby

JavaScript a TypeScript podporují rezervační rozhraní, kalendářní funkce a výměnu souborů.

fastapi

Vrstva API služeb

fastapi (framework Pythonu pro webová API) zajišťuje hlavní API služby.

django-trips

Rezervace a plánování

django-trips (aplikace Django pro cesty a rezervace) podporuje rezervační modely, plánování a obchodní pravidla.

rrule

Opakující se kalendářní termíny

rrule (knihovna pro opakující se kalendářní pravidla) řeší opakující se termíny rezervací.

icalendar

Výměna kalendářních souborů

icalendar (knihovna pro soubory iCalendar) čte a vytváří kalendářní data.

jspdf and pypdf

PDF faktury a reporty

jspdf a pypdf vytvářejí a zpracovávají PDF dokumenty pro faktury a reporty.

CSV and JSON

Exporty a výměna dat

CSV a JSON přenášejí mezi systémy data o rezervacích, inventáři, účetnictví a reportingu.

Integrace

OTAs and channel managers

Aktualizace rezervací, dostupnosti a inventáře se přenášejí mezi rezervačním systémem a propojenými kanály.

Accounting systems

Fakturační a finanční data procházejí účetními API.

Payment gateways

Platební informace se propojují s podporovanými platebními branami.

Legacy hotel systems

Systém může podle potřeby vyměňovat informace se staršími systémy, jako jsou HotSoft a Vega.

Calendar services

Termíny rezervací lze přenášet pomocí kalendářních formátů a integrací.

Výsledek

Dostupnost pokojů je jasná ještě před vytvořením rezervace

Obrazovka dostupnosti poskytuje rezervačnímu týmu sdílený přehled o inventáři pokojů, datech a stavu pokojů. Preference hosta a výběr pokoje jsou zobrazeny vedle údajů o rezervaci, takže vybraný pokoj je propojen s rezervací.

Vzniká tak přímá cesta od kontroly dostupnosti k vytvoření rezervace bez oddělení informací o pokoji od požadavku hosta.

Jak to funguje

  1. Kalendář dostupnosti pokojů zobrazuje dostupnost pro vybraný rozsah dat.
  2. Filtry typu a stavu pokoje zúží dostupný inventář.
  3. Panel výběru pokoje kombinuje preference hosta s údaji o rezervaci a akcí pro vytvoření rezervace.
  • Výběr rozsahu dat
  • Filtry typu a stavu pokoje
  • Pole s preferencemi hosta
Dostupnost a výběr pokoje

Dostupnost a výběr pokoje

Funkce na této obrazovce
Kontrola dostupnosti pokoje Výběr pokoje pro rezervaci Správa rezervačního kalendáře Správa hotelového inventáře

Rezervace zůstávají propojené s cestou hosta

Správce rezervací udržuje informace o hostovi, stav rezervace a historii rezervací v jednom přehledu. Pracovníci recepce mohou sledovat rezervaci od aktivního záznamu až po check-in a check-out.

Hotelová skupina tak získává jednotné místo pro celý životní cyklus rezervace namísto oddělení údajů o hostovi od práce s rezervací.

Jak to funguje

  1. Seznam rezervací zobrazuje záznamy s filtry podle stavu rezervace.
  2. Panel detailu rezervace zobrazuje informace o hostovi a stav rezervace.
  3. Check-in, check-out a historie rezervací propojují rezervaci se záznamy hosta.
  • Filtrování podle stavu rezervace
  • Vyhledávání hostů
  • Historie rezervací
Správce rezervací

Správce rezervací

Funkce na této obrazovce
Systém správy rezervací Správa rezervací pokojů Sledování check-inů a check-outů hostů Správa historie rezervací

Změny OTA jsou pro rezervační tým viditelné

Monitor synchronizace OTA usnadňuje kontrolu aktualizací kanálů . Nové, upravené a zrušené rezervace se zobrazují ve frontě spolu s protokoly synchronizace a chyb.

Akce pro opakování poskytuje rezervačnímu týmu jasné místo pro řešení chyb synchronizace namísto hledání v samostatných nástrojích jednotlivých kanálů.

Jak to funguje

  1. Seznam propojených kanálů zobrazuje stav synchronizace každého připojení OTA.
  2. Fronta rezervací odděluje nové, upravené a zrušené OTA rezervace.
  3. Protokoly synchronizace a chyb zaznamenávají aktivitu kanálů, zatímco akce pro opakování řeší neúspěšné aktualizace.
  • Stav propojených kanálů
  • Fronta změn rezervací
  • Protokoly synchronizace a chyb
Poznámka: Monitor udržuje změny kanálů a chyby synchronizace ve stejném provozním přehledu.
Monitor synchronizace OTA

Monitor synchronizace OTA

Funkce na této obrazovce
Synchronizace rezervací s OTA

Stav pokojů podporuje plánování housekeepingu

Nástěnka pokojů pro housekeeping propojuje harmonogramy úklidu s přiřazenými pokoji a stavem rezervací. Pracovníci housekeepingu i hoteloví manažeři vidí stav pokoje a přiřazené zaměstnance na jednom místě.

Hotelová skupina tak může koordinovat přípravu pokojů podle aktuálního přehledu rezervací.

Jak to funguje

  1. Nástěnka stavu pokojů zobrazuje stav pokoje spolu se stavem rezervace.
  2. Harmonogram úklidu uvádí přiřazené pokoje a zaměstnance.
  3. Panel detailu pokoje zaznamenává aktuální informace o pokoji a změnu jeho stavu.
  • Nástěnka stavu pokojů
  • Harmonogram úklidu
  • Přiřazení zaměstnanci
Nástěnka pokojů pro housekeeping

Nástěnka pokojů pro housekeeping

Funkce na této obrazovce
Správa hotelového housekeepingu Správa hotelového inventáře Správa rezervací pokojů

Manažeři získají praktický přehled o tržbách a obsazenosti

Dashboard spojuje tržby, trendy obsazenosti a kalendář poptávky s akcemi pro faktury a reporty. Manažeři a účetní mohou na stejné obrazovce kontrolovat finanční informace a připravovat exporty.

Generování faktur a reportů podporuje fakturaci ve formátech DOC a PDF, zatímco vlastní exporty zpřístupňují reportovací data dalším systémům.

Jak to funguje

  1. Souhrn tržeb a graf trendu obsazenosti zobrazují tržby a obsazenost v dashboardu.
  2. Kalendář poptávky zobrazuje informace o poptávce spolu s provozním přehledem.
  3. Ovládací prvky pro faktury, reporty a exporty vytvářejí finanční dokumenty a vlastní exporty.
  • Souhrn tržeb
  • Graf trendu obsazenosti
  • Akce pro faktury a reporty
Dashboard tržeb a obsazenosti

Dashboard tržeb a obsazenosti

Funkce na této obrazovce
Generování faktur a reportů

Co řešení přináší

Díky tomuto řešení může hotelová skupina:

  • Spravovat dostupnost pokojů a rezervace na jednom místě
  • Sledovat rezervace hostů od check-inu po check-out
  • Udržovat změny OTA rezervací viditelné pro rezervační tým
  • Koordinovat housekeeping se stavem pokojů a rezervací
  • Generovat faktury, reporty a exporty pro finanční agendu
  • Propojit rezervační data s účetními, platebními a staršími systémy

Mohly by úkol zvládnout hotové systémy?

Před návrhem byl úkol porovnán s hotovými produkty podle jejich vlastních popisů.

Co klient potřebuje Hotelový PMS SkyTouch Technology, StayNTouch Cloud PMS, Oracle Hospitality OPERA Property Management System, WebRezPro, Mews Integrovaný hotelový software 360HMS, uHotelBooking Channel manageři Visitor Řešení na míru
Správa pokojů a životního cyklu rezervace částečně
Správa hostů a check-inu —
Propojení OTA a přímých rezervací
Řešení fakturace a reportů —
Přizpůsobení vlastním pravidlům klienta: fáze, role, reporty částečně částečně —
Všechny kroky na jednom místě —
Žádné manuální kroky mezi programy částečně částečně

Podle veřejných popisů produktů a jejich kategorií.

Hlavní části úkolu existují v hotových hotelových PMS a integrovaných hotelových produktech. Hotový produkt stačí, pokud je potřeba pouze jedna část.

Požadovaná kombinace rezervací, správy hostů, synchronizace OTA, fakturace, reportingu a vlastních přístupových pravidel nebyla plně pokryta jedním standardním produktem.

Channel manager zpracovává aktualizace OTA, nenahrazuje však na jednom místě pracovní postup pro rezervace, housekeeping, hosty a finance.

Na závěr

Řešení bylo nakonec vytvořeno pro správu celé cesty od dostupnosti pokoje a rezervace hosta až po housekeeping, fakturaci a reporting v jednom systému.

Časté dotazy

Uvažujete o podobném systému? Přečtěte si odpovědi níže a zjistěte, jak lze hotelový systém na míru strukturovat podle vašich objektů, pravidel a integrací.

Potřebujete něco podobného? Promluvme si
Nebo procházet další projekty