PROJEKT

Software pro řízení vztahů se zákazníky pro propojené prodejní procesy

Vývoj CRM na míru, Správa leadů, Nastavení prodejního trychtýře, Automatizace pracovních postupů, Integrace Zoho, Migrace dat, Předávání projektů a účetních podkladů

  • Obor: Profesionální služby
  • Lotyšsko Lokalita: Lotyšsko
  • Doba realizace: 16 týdnů
  • Technologie: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
4+ měsíců

Prodejní práce tohoto klienta je rozptýlena mezi CRM záznamy, tabulky a projektové nástroje. Koordinace zákazníků a prodeje proto vyžaduje více manuální práce. Software pro řízení vztahů se zákazníky tyto aktivity sjednocuje do jednoho pracovního prostoru založeného na Zoho. Přijímá leady a zákaznické záznamy a poskytuje firmě z oblasti profesionálních služeb propojené místo pro správu prodejních trychtýřů a následných kroků.

Shrnutí

Problém

Klient spravuje zákaznickou a prodejní agendu v nespojených aplikacích, tabulkách a starších systémech.

Řešení

Řešení se stalo přizpůsobeným pracovním prostorem Zoho pro leady, prodejní trychtýře, automatizaci a propojený provoz.

Výsledek

Software je navržen tak, aby omezil manuální práci a opakované zpracování od správy leadů až po realizaci a účetnictví.

Příběh klienta

Klientem je firma z Lotyšska poskytující profesionální služby. Koordinuje leady, prodej a projekty v několika firemních aplikacích.

Informace o zákaznících a prodejní aktivita jsou rozptýlené v nespojených nástrojích. Firma také spravuje projektovou práci v oddělených aplikacích.

Požadavek byl jednoduchý: nastavit jednu sadu nástrojů, propojit externí nástroje a migrovat stávající data. Klient požadoval také automatický sběr leadů, jejich směrování a schvalování. Součástí požadavku byla automatizace nabídek, fakturace a sledování plateb.

Řešení bylo postaveno na Zoho CRM a souvisejících aplikacích Zoho. Moduly byly uspořádány podle vlastních pravidel firmy.

Integrace a automatizace byly přidány jako samostatné části pracovního prostoru.

Klient požadoval

  1. Sjednotit CRM, projekty, účetnictví, marketing, podporu, HR, sklad a vlastní aplikace.
  2. Propojit nástroje, weby, formuláře, platby, ERP, komunikaci a starší platformy.
  3. Migrovat, vyčistit a standardizovat historická data ze stávajících systémů.
  4. Automatizovat sběr leadů, směrování, následné kroky, schvalování, nabídky, faktury a platby.

Proč hotový software nevyhovoval

Produkty pro směrování leadů se zaměřují na přiřazování leadů účtům a obchodníkům, zatímco nástroje pro CRM data se soustředí na čištění a organizaci záznamů. Vlastní pracovní prostor Zoho pokrývá sběr leadů, prodejní trychtýře a předávání projektů. Zahrnuje také synchronizaci účetnictví, migraci dat a reporting v jednom řešení.

Přehled projektu

Řešení bylo navrženo kolem Zoho CRM jako hlavního pracovního prostoru pro správu zákazníků a prodej. Sdružuje leady, obchody a následné kroky na jednom místě.

Pro propojení provozu byly jako související části sady nasazeny Zoho Projects a Zoho Books. Zoho Forms, Zoho Campaigns a Zoho Desk rozšiřují pracovní prostor napříč propojenými firemními procesy.

Zoho Creator a Zoho Flow podporují další propojení.

Směrování leadů a automatizace pracovních postupů řídí přiřazení a změny fází. Oznámení a schvalování odpovídají prodejnímu procesu klienta.

Historické záznamy se importují z tabulek, starších CRM systémů a dalších systémů. Mapování polí a validace podporují migraci.

Zvláštní pozornost byla věnována stávajícím systémům a pravidlům klienta. API a webhooky propojují externí platformy.

Deluge a Zoho Flow omezují manuální kroky mezi aplikacemi.

Dodané klíčové funkce

  • Sběr a správa leadů
  • Vlastní prodejní trychtýře a fáze obchodů
  • Automatické směrování leadů a následné kroky
  • Schvalování, nabídky, fakturace a sledování plateb
  • Předávání z CRM do projektů
  • Synchronizace CRM s účetnictvím
  • Migrace a čištění historických dat
  • Vlastní pole a moduly
  • Panely a prodejní reporty

Lze přidat

+ Správa dokumentů + Rozšíření platebních procesů + Následná komunikace přes WhatsApp + Další vlastní moduly + Migrace dat z dalších systémů

Kdo další může toto řešení využít

Tyto firmy řeší podobný úkol a stejné řešení lze přizpůsobit jejich procesům pro zákazníky, prodej, realizaci a podporu.

Účetní firma

Úkol Potřebuje koordinovat poptávky, záznamy klientů, nabídky, opakovanou práci, dokumenty a fakturaci.
Jak řešení pomáhá Řešení propojuje správu leadů s předáváním projektů a účetních podkladů v jednom zákaznickém pracovním prostoru.
Účetní firmy

Kreativní agentura

Úkol Potřebuje spravovat potenciální zákazníky, prodejní fáze, realizaci projektů, schvalování a komunikaci s klienty.
Jak řešení pomáhá Řešení propojuje prodejní trychtýře, následné kroky, projektové záznamy, dokumenty a historii aktivit.
Kreativní agentury

Firma poskytující stavební služby

Úkol Potřebuje organizovat poptávky, cenové nabídky, schvalování, projekty, dokumenty a záznamy o platbách.
Jak řešení pomáhá Řešení propojuje prodejní procesy s projektovými a účetními záznamy a zároveň zachovává přehled o následných krocích.
Stavební služby

Technologický stack

Python

Služby integrace CRM

Python podporuje služby, které pracují s API Zoho CRM a souvisejícími datovými toky.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Integrační a automatizační služby

Node.js podporuje Zoho Catalyst, připojení k CRM a služby integrace aplikací.

PHP

Integrace firemních systémů

PHP podporuje připojení k CRM, účetním, platebním a fakturačním službám.

zohocrmsdk8-0

Přístup k Zoho CRM API

zohocrmsdk8-0 (knihovna Pythonu pro API Zoho CRM v8) propojuje pracovní prostor se Zoho CRM.

zcatalyst-sdk-node

Služby Zoho Catalyst

zcatalyst-sdk-node (SDK Node.js pro Zoho Catalyst) podporuje aplikační služby založené na Zoho.

pyxero

Přístup k účetnímu systému Xero

pyxero (knihovna Pythonu pro účetní API Xero) podle potřeby podporuje připojení k účetním systémům.

invoice2data

Extrakce faktur z PDF

invoice2data (knihovna Pythonu pro extrakci údajů z faktur ve formátu PDF) načítá informace o fakturách pro účetní procesy.

PDF

Zpracování dokumentů

Soubory PDF obsahují dokumenty, které může pracovní prostor zpracovat nebo připojit k zákaznickým záznamům.

Zoho CRM

Zákaznické a prodejní záznamy

Pracovní prostor si se Zoho CRM vyměňuje leady, kontakty, účty, obchody, fáze a aktivity.

Zoho Projects

Předávání projektů

CRM záznamy předávají informace o projektech do Zoho Projects.

Integrace

Zoho CRM

Pracovní prostor si se Zoho CRM vyměňuje leady, kontakty, účty, obchody, fáze a aktivity.

Zoho Projects

CRM záznamy předávají informace o projektech do Zoho Projects.

Zoho Books

Informace o zákaznících a obchodech se propojují s účetními záznamy v Zoho Books.

Zoho Forms

Odeslané údaje ze Zoho Forms vstupují do procesu správy leadů v CRM.

External tools and legacy platforms

API, webhooky, integrace pracovních postupů a nativní připojení si vyměňují záznamy s externími nástroji a staršími systémy.

Výsledek

Prodejní práce zůstává přehledná od leadu až po následný krok

Pracovní prostor pro leady a prodejní trychtýř poskytuje obchodníkovi nebo manažerovi jediný přehled o záznamech leadů, zdrojích doporučení a fázích obchodů.

Lišta fází trychtýře zpřehledňuje aktuální pozici v prodeji, zatímco filtry zúží seznam podle zdroje nebo vlastníka.

Jak to funguje

  1. Pracovní prostor zobrazuje záznamy leadů, zdroje doporučení, kontaktní údaje, hodnoty obchodů, fáze, vlastníky a historii aktivit.
  2. Lišta fází trychtýře zobrazuje obchody podle jejich aktuální fáze.
  3. Pracovní prostor zobrazuje ovládací prvky pro následné kroky a úkoly vedle záznamu obchodu.
Pracovní prostor pro leady a prodejní trychtýř

Pracovní prostor pro leady a prodejní trychtýř

Funkce na této obrazovce
Správa leadů Nastavit prodejní trychtýře Automatizovat správu leadů Sbírat leady z platforem

Směrování leadů odpovídá pravidlům klienta

Obrazovka automatizace sjednocuje pravidla směrování, změny fází a schvalování v jedné konfigurační oblasti. Podporuje vlastní logiku přiřazování klienta, místo aby prodejní proces nutila do pevně dané posloupnosti.

Protokol stavu automatizace zobrazuje historii provádění pracovních postupů a stav oznámení, takže správce CRM má jasné místo pro kontrolu automatizovaných akcí.

Jak to funguje

  1. Pracovní prostor načítá zdroje leadů, pravidla teritorií nebo přiřazení, fáze trychtýře, vlastníky úkolů a stav oznámení.
  2. Mapa změn fází znázorňuje nakonfigurovaný pohyb mezi fázemi trychtýře.
  3. Protokol stavu automatizace zobrazuje historii provádění pracovních postupů.
Tip: Pravidla jsou uspořádána podle vlastních prodejních fází, přiřazení a schvalování klienta.
Pravidla směrování leadů a automatizace

Pravidla směrování leadů a automatizace

Funkce na této obrazovce
Automatizace CRM Automatizovat správu leadů Mapovat firemní procesy

Zákaznické, projektové a účetní záznamy zůstávají propojené

Záznam předání spojuje shrnutí zákazníka, související obchod a stav projektu. Účetní odkazy, dokumenty a historie komunikace zůstávají dostupné ze stejného zákaznického záznamu.

Záznam uchovává odhady nebo faktury spolu s propojeným projektem a obchodem.

Jak to funguje

  1. Pracovní prostor zobrazuje kontaktní údaje a data účtu, fázi obchodu, stav projektu, záznamy odhadů nebo faktur, připojené dokumenty a historii komunikace.
  2. Sekce předání projektu zobrazuje stav propojeného projektu.
  3. Odkazy na účetní záznamy propojují zákaznický záznam s informacemi o odhadech nebo fakturách.
Záznam o předání zákazníka a projektu

Záznam o předání zákazníka a projektu

Funkce na této obrazovce
Synchronizovat Zoho CRM a Books Integrovat produkty Zoho

Prodejní výkonnost se snadněji vyhodnocuje

Panel převádí aktivitu v trychtýři, konverze leadů a prodejní aktivitu do společného manažerského přehledu. Manažeři prodeje a analytici mohou kontrolovat aktivitu podle data nebo vlastníka bez sestavování samostatného reportu.

Grafy trychtýře, přehledy konverzí, widgety aktivit a panely prognóz udržují hlavní prodejní signály pohromadě.

Jak to funguje

  1. Panel zobrazuje počty leadů, fáze obchodů, prodejní aktivitu, záznamy konverzí a údaje prognóz.
  2. Graf trychtýře zobrazuje obchody napříč jejich fázemi.
  3. Filtry data a vlastníka zužují zobrazení panelu.
Panel prodejní výkonnosti

Panel prodejní výkonnosti

Funkce na této obrazovce
Sledovat prodejní výkonnost Nastavit prodejní trychtýře Vytvářet vlastní reporty

Propojené systémy a importovaná data se snadněji kontrolují

Konzole integrace a migrace poskytuje systémovému integrátorovi nebo správci dat jasný přehled propojených aplikací, mapování polí a importovaných záznamů. Události synchronizace a chyby validace se zobrazují ve stejné konzoli.

To podporuje migraci dat z tabulek, starších CRM systémů a dalších firemních systémů.

Jak to funguje

  1. Konzole uvádí propojené aplikace, pole zdrojových systémů, namapovaná pole, dávky importu, události synchronizace a chyby validace.
  2. Tabulka mapování polí propojuje pole zdrojového systému se záznamy CRM.
  3. Stav importu a protokol synchronizace zobrazují aktivitu migrace a připojení.
Poznámka: Chyby validace zůstávají během migrace viditelné v konzoli pro kontrolu.
Konzole integrace a migrace dat

Konzole integrace a migrace dat

Funkce na této obrazovce
Integrovat stávající systémy Nástroje pro migraci dat Importovat do CRM

Co řešení přináší

Díky tomuto řešení může firma poskytující profesionální služby:

  • Sbírat a směrovat leady podle vlastních pravidel klienta
  • Spravovat prodejní trychtýře, schvalování, nabídky a následné kroky
  • Propojovat zákaznické záznamy s projekty a účetnictvím
  • Importovat a standardizovat historické záznamy
  • Kontrolovat prodejní aktivitu, konverze a prognózy
  • Přidávat integrace a moduly podle změn firemních procesů

Mohly by úkol zvládnout hotové systémy?

Před návrhem byl úkol porovnán s hotovými produkty podle jejich vlastních popisů.

Co klient potřebuje Platformy pro směrování leadů LeanData, LeadAngel Nástroje pro správu CRM dat Insycle, Traction Complete, D&B Connect Platformy pro revenue operations Openprise, D&B Rev.Up ABX Řešení na míru
Sjednotit CRM a firemní aplikace — — částečně
Propojit externí nástroje a systémy částečně částečně
Migrovat a standardizovat historická data —
Automatizovat prodejní a platební procesy — — —
Přizpůsobit vlastní pravidla klienta: fáze, role, reporty — — —
Všechny kroky na jednom místě — — —
Žádné manuální kroky mezi programy částečně částečně

Podle veřejných popisů produktů a jejich kategorie.

Hotové produkty pokrývají části směrování leadů, kvality CRM dat a revenue operations. Hotový produkt postačí, když je potřeba pouze jedna z těchto oblastí.

Tento klient potřeboval vlastní software, protože požadované funkce byly rozdělené mezi samostatné produkty a plně neodpovídaly pravidlům firmy.

Na závěr

Výsledné řešení bylo navrženo tak, aby omezilo manuální práci od nového leadu přes prodej až po předání projektu.

Časté dotazy

Uvažujete o vytvoření podobného systému? Níže najdete odpovědi, které ukazují, jak spolu souvisejí konfigurace CRM, integrace, migrace a automatizace.

Potřebujete něco podobného? Promluvme si
Nebo procházet další projekty