PROJEKT

Software pro řízení zásob a prodeje pod kontrolou

Vývoj zakázkového softwaru, Automatizace Excelu a VBA, Kontrola zásob, Dashboardy zásob, Reporting prodeje, Import dat, Generování faktur

  • Obor: Velkoobchodní distribuce
  • Rumunsko Lokalita: Rumunsko
  • Doba dodání: 10 týdnů
  • Technologie: Microsoft Excel, VBA
3 měsíců

Tento klient z oblasti distribuce produktů tráví čas sjednocováním údajů o zásobách, objednávkách, nákupech, prodejích a dodavatelích v různých souborech Excelu. Software pro řízení zásob přenáší tyto záznamy do jednoho kontrolovaného sešitu. Přijímá skladové transakce a importované soubory a poskytuje aktualizované zůstatky, dashboardy a reporty. Manažeři zásob, pracovníci skladu, obchodní zástupci i vedoucí používají stejný zdroj pro kontrolu skladu a každodenní rozhodování.

Shrnutí

Problém

Klient sleduje produkty, prodeje, nákupy a zásoby v oddělených souborech, takže aktualizace a reporting jsou opakované.

Řešení

Výsledkem byl kontrolovaný sešit v Excelu a VBA pro zásoby, objednávky a reporting.

Výsledek

Software má omezit ruční práci se zásobami a čas potřebný k přípravě spolehlivých obchodních informací.

Příběh klienta

Klient je distributor produktů z Rumunska. V Excelu spravuje produkty, prodeje, nákupy, dodavatele a zásoby a zároveň vyřizuje objednávky zákazníků a faktury.

Udržování aktuálních zůstatků tým stojí čas. Pohyby zásob, údaje o prodeji a nákupní záznamy musí zůstat propojené při příjmu, expedici, výdeji nebo vrácení produktů.

Požadavek byl jednoduchý: automatizovat aktualizace zásob z transakcí, zobrazit přehledný výkon zásob a prodeje, generovat reporty a importovat stávající data ze souborů, které se již používají.

Řešení bylo navrženo jako kontrolovaný sešit s transakčními formuláři, chráněnými tabulkami, dashboardy, reporty a importními procesy. Zpracování objednávek, faktury a upozornění na zásoby byly dodány jako propojené moduly.

Klient požadoval

  1. Aktualizaci zásob podle prodejů, nákupů, příjmů, expedic, výdejů a vratek
  2. Dashboardy, grafy, KPI, filtry a analýzu trendů
  3. Generování reportů zásob, prodeje, nákupu, ocenění a denních reportů
  4. Import stávajících dat a obnovování reportů ze zdrojových souborů

Proč nevyhovoval hotový software

Produkty pro automatizaci skladů se zaměřují na roboty, automatizovaná vozidla a manipulaci s materiálem, zatímco tento klient potřeboval transakce zásob, objednávky, faktury, importy a reporty v Excelu. Zakázkový sešit odpovídal jeho stávajícímu způsobu správy zásob, prodejů, nákupů a informací o dodavatelích.

Přehled projektu

Řešení bylo navrženo v Microsoft Excelu s automatizací VBA, formuláři, rozbalovacími seznamy a chráněnými tabulkami. Distributor tak má jedno kontrolované místo pro informace o zásobách, objednávkách a dodavatelích.

Obrazovka pro zadávání transakcí zaznamenává prodeje, nákupy a úpravy zásob. Průběžné zůstatky se aktualizují podle zaznamenaných transakcí.

Dashboard zásob zobrazuje aktuální stav skladu, body doobjednání a upozornění na nízké zásoby. Filtry, průřezy a obnovování udržují přehled zaměřený na potřebné produkty nebo období.

Reporting kombinuje kontingenční tabulky, souhrnné tabulky a trendové grafy. Pokrývá prodej, nákup a informace o vyprodaných zásobách s možností filtrování.

Zvláštní pozornost byla věnována importům a obchodním dokumentům. Sešit mohou naplňovat soubory CSV a XML, zatímco faktury a souhrny lze připravit k exportu do PDF nebo odeslání e-mailem.

Dodané klíčové funkce

  • Automatické aktualizace zásob podle prodejů, nákupů, příjmů, expedic, výdejů a vratek
  • Hromadné aktualizace zásob produktů
  • Správa skladových zápisů
  • Dashboard zásob s upozorněními na nízké zásoby a body doobjednání
  • Reporty prodeje, nákupu, zásob a vyprodaného zboží
  • Grafy, KPI, filtry, průřezy a analýza trendů
  • Zpracování objednávek zákazníků
  • Generování faktur s údaji o produktech
  • Import dat CSV a XML

Lze přidat

+ Analýza historických dat + Výpočty zisku a ztráty + Souhrnné prognostické tabulky + Export do PDF + E-mailová upozornění + Omezení přístupu k listům

Kdo další může toto řešení využít

Firmy s podobnou agendou zásob a reportingu mohou stejné řešení přizpůsobit vlastním záznamům, pravidlům a zdrojovým souborům.

Sklad nebo skladovací prostor

Úkol Zaznamenává výdeje materiálu, příjmy, expedice a vratky a zároveň udržuje aktuální zůstatky zásob.
Jak řešení pomáhá Řešení spojuje transakce, upozornění na zásoby a reporty skladu do jednoho kontrolovaného sešitu.

Velkoobchod s produkty pro spotřebitele

Úkol Spravuje produkty, údaje o dodavatelích, objednávky zákazníků, nákupy a faktury.
Jak řešení pomáhá Řešení propojuje aktualizace zásob, zpracování objednávek, dashboardy a reporty na jednom místě.
Velkoobchodníci se spotřebním zbožím

Maloobchodní prodejna

Úkol Potřebuje údaje o prodeji, zásobách, ziskovosti a doplňování z importovaných souborů.
Jak řešení pomáhá Řešení importuje zdrojová data a převádí je na přehledy zásob, upozornění a manažerské reporty.
Maloobchodní prodejny

Technologický stack

Microsoft Excel

Sešit a reporting

Excel obsahuje kontrolovaný sešit, tabulky, vzorce, dashboardy a reporty.

VBA

Automatizace sešitu

VBA automatizuje formuláře, aktualizace zásob, chráněné akce a procesy sešitu.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Zpracování souborů

JavaScript a TypeScript podporují parsování a formátování souborů.

Python

Nástroje pro dokumenty a data

Python podporuje převod dokumentů a zpracování vzorců Excelu podle potřeby.

PHP

Nástroje pro import a export

Knihovny PHP podporují práci se soubory CSV a Excel v propojených službách.

d3-dsv

Čtení a zápis CSV

d3-dsv parsuje a formátuje soubory oddělené oddělovači, například CSV a TSV.

maatwebsite/excel

Výměna dat s Excelem

maatwebsite/excel importuje a exportuje data Excelu a CSV.

CSV

Import zdrojových záznamů

Soubory CSV poskytují produktové, skladové nebo fakturační záznamy ke konsolidaci.

XML

Import strukturovaných dat

Soubory XML poskytují strukturovaná zdrojová data pro sešit.

Integrace

Microsoft Excel

Sešit si vyměňuje data o produktech, zásobách, prodeji, nákupu a reportingu prostřednictvím souborů Excelu.

ERPNext

Volitelná synchronizace přenáší data o zásobách do ERPNext.

CSV and XML files

Řešení importuje a konsoliduje skladové, fakturační, inventární a další obchodní záznamy ze souborů CSV a XML.

Email

Faktury, souhrny a upozornění na zásoby lze připravit k odeslání e-mailem.

Výsledek

Zůstatky zásob vycházejí ze zaznamenaných transakcí

První obrazovka poskytuje týmu kontrolovaný způsob zadávání pohybů zásob. Prodeje, nákupy a úpravy zásob naplňují záznamy používané pro aktuální zůstatky.

Jak to funguje

  1. Skladový deník zaznamenává informace o produktech a transakcích.
  2. Políčka množství ukládají prodeje, nákupy a pohyby zásob.
  3. Sešit aktualizuje průběžné zůstatky podle zaznamenaných transakcí.
  • Hromadné aktualizace zásob produktů
  • Údaje o zákaznících, dodavatelích a nákupních objednávkách
Poznámka: Záznamy zásob mohou obsahovat čísla šarží a údaje o fázi procesu, pokud jsou součástí pravidel klienta.
Zadávání zásob a transakcí

Zadávání zásob a transakcí

Funkce na této obrazovce
Hromadná aktualizace zásob produktů Správa zápisů skladového deníku

Informace o doobjednání jsou viditelné v jednom dashboardu

Dashboard zásob spojuje aktuální zásoby, body doobjednání a stavy nízkých zásob. Manažeři zásob a vedoucí skladu se mohou zaměřit na produkty vyžadující pozornost.

Grafy, filtry a KPI zobrazují pohyby zásob a výkon produktů bez nutnosti připravovat samostatný analytický soubor skladu.

Jak to funguje

  1. Dashboard zobrazuje aktuální stav zásob, body doobjednání a informace o zásobách propojené s dodavateli.
  2. Skladové grafy zobrazují pohyby, trendy a KPI výkonu produktů.
  3. Upozornění na nízké zásoby a seznam k doobjednání upozorňují na stav skladu.
  • Filtry a průřezy
  • Analýza historických dat
Tip: Ovládací prvky obnovování udržují dashboard v souladu s nejnovějšími transakcemi a importovanými daty.
Dashboard zásob se stavem doobjednání

Dashboard zásob se stavem doobjednání

Funkce na této obrazovce
Dashboard zásob Sledování úrovně zásob Nastavení upozornění na nízké zásoby Povolení analýzy historických dat

Objednávky a faktury zůstávají pohromadě

Pracovní prostor objednávek propojuje objednávky zákazníků s produktovými řádky, sazbami a platebními podmínkami. Náhled faktury připravuje údaje o produktech k exportu do PDF nebo odeslání e-mailem.

Jak to funguje

  1. Pracovní prostor objednávek ukládá záznamy zákazníků, produkty, množství, sazby a platební podmínky.
  2. Stav objednávky a údaje o nákupní objednávce se zobrazují u záznamů objednávek.
  3. Modul faktur připravuje údaje o produktech pro náhled, export do PDF a e-mailové akce.
  • Formulář údajů o zákazníkovi
  • Údaje o produktech na faktuře
Pracovní prostor objednávek a faktur

Pracovní prostor objednávek a faktur

Funkce na této obrazovce
Automatizace zpracování objednávek Údaje o produktech na faktuře

Reporty mění data o zásobách na informace pro řízení

Reportovací obrazovka spojuje prodej, nákup a zásoby do jednoho přehledu. Manažeři mohou porovnávat denní, týdenní a měsíční údaje pomocí filtrů kategorií a dat.

Kontingenční a souhrnné tabulky podporují reporting vyprodaných zásob, ocenění a výkonu ze stejných dat sešitu.

Jak to funguje

  1. Souhrnné tabulky organizují denní, týdenní a měsíční údaje o prodeji a nákupu.
  2. Kontingenční tabulky kombinují úrovně zásob, výpadky zásob a ziskovost.
  3. Trendové grafy zobrazují pohyby prodeje a nákupu podle data a kategorie.
  • Akce exportu reportu
  • Informace o regionálním výkonu
Reporting prodeje a zásob

Reporting prodeje a zásob

Funkce na této obrazovce
Generování prodejních reportů Generování reportů pro analýzu

Co řešení přináší

Díky tomuto řešení může distributor:

  • Udržovat aktualizace zásob, objednávky, nákupy a záznamy dodavatelů v jednom sešitu
  • Sledovat úrovně zásob, body doobjednání a stavy nízkých zásob
  • Procházet údaje o prodeji, nákupu, ziskovosti a výpadcích zásob
  • Importovat stávající zdrojové soubory a obnovovat reporting
  • Připravovat objednávky zákazníků, faktury a dokumenty PDF
  • Poskytovat různým rolím týmu kontrolovaný přístup k funkcím sešitu

Dokázaly by úkol zvládnout hotové systémy?

Před návrhem byl úkol porovnán s hotovými produkty podle jejich vlastních popisů.

Co klient potřebuje Platformy pro automatizaci skladů IntraOne WES, AutoStore Controller, Pio Robotické vychystávací systémy Voodoo Robotics Wireless Pick-to-Light, Logibot Zakázkové řešení
Aktualizovat zásoby podle obchodních transakcí — —
Zobrazovat dashboardy a analýzu trendů — —
Generovat reporty zásob a prodeje — —
Importovat soubory a obnovovat reporty — —
Odpovídat vlastním pravidlům klienta: fáze, role, reporty — —
Všechny kroky na jednom místě — —
Žádné ruční kroky mezi programy — —

Podle veřejných popisů produktů a jejich kategorie.

Hotové produkty pokrývají skladovou robotiku, automatizované vychystávání a koordinaci manipulace s materiálem.

Na závěr

Výsledkem byl kontrolovaný pracovní prostor pro řízení zásob, navržený ke snížení ruční práce mezi objednávkami zákazníků, skladovými transakcemi, reporty a záznamy dodavatelů.

ČASTÉ DOTAZY

Uvažujete o vytvoření podobného systému? Níže najdete odpovědi, které ukazují, jak lze sešit pro řízení zásob přizpůsobit stávajícím souborům, rolím a pravidlům reportingu.

Potřebujete něco podobného? Promluvme si
Nebo procházet další projekty